La dématérialisation du processus d'approvisionnement ou l'art de rendre communiquant son logiciel achats

Santé Dématérialisation Données

On commence à beaucoup entendre parler de dématérialisation ou EDI en santé pour les achats. Au-delà du sentiment d’accéder enfin à des outils modernes, les professionnels de santé en attendent surtout un moyen d’être plus efficace, gagner du temps et surtout éliminer des tâches administratives sans intérêts.

Un contexte qui devient favorable en santé


Ces attentes sont aussi la conséquence d’une montée en maturité de la fonction achats dans les établissements de santé. La massification des marchés tant dans le secteur public que privé est passé par là. Après les gains obtenus par l’amélioration des conditions d’achats et la rationalisation des produits, les acteurs cherchent maintenant à générer de la valeur dans l’optimisation de la chaîne logistique d’approvisionnement. La dématérialisation des flux d’informations échangés entre industriels et établissements de santé fait partie de ces leviers d’amélioration. Le ministère de la santé l’a bien compris en intégrant la dématérialisation dans les thématiques développées par le programme PHARE.

Dans ce domaine, les dernières réglementations sur la sécurité sanitaire ouvrent de véritables opportunités en obligeant les industriels du secteur à mettre en place des outils qui faciliteront le déploiement des EDI. Il s’agit notamment du règlement européen sur les dispositifs médicaux (MDR) qui impose enfin l’utilisation d’un identifiant unique sur tous les produits. Ces nouveaux textes induisent aussi de nouvelles obligations aux établissements, que le déploiement de solutions EDI pourra en limiter les impacts en termes de charge de travail comme le décommissionnement par agrégation des médicaments par exemple.

 

Les facteurs clés du succès de la dématérialisation dans le secteur de la santé

 

Pour rendre possible la dématérialisation du processus d’approvisionnement, il est nécessaire de parler le même langage que ses partenaires.
La norme internationale EDIFACT est déployée depuis de nombreuses années par la plupart des acteurs économiques pour structurer un format d’échange universel. Les opérateurs ne sont donc pas obligés d’investir dans des solutions techniques dédiées à chaque client ou fournisseur. L’établissement, le groupement d’achats ou l’industriel, optant pour une solution technique interopérable, n’oblige pas ses partenaires à utiliser la technique et l’éditeur qu’il a retenu. Cette stratégie est essentielle pour convaincre ses partenaires à déployer des solutions de dématérialisation.

Parler le même langage, c’est utiliser des codifications communes pour identifier les partenaires et les produits. Le secteur du médicament était en avance dans ce domaine grâce à l’utilisation des codes UCD et CIP. L'identification des dispositifs médicaux est jusqu’à présent problématique car les références commerciales ne sont pas des clés suffisamment fiables et qui ne permettent pas le scan des étiquettes code-barres. La mise en place de l’UDI, avec une codification GS1, HIBCou ICCBA, fournit des identifiants uniques qui facilitent la transmission et la mise à jour des données produits par les fournisseurs dans les systèmes d’informations des établissements de santé.

Ce langage commun et ces identifiants partagés rendent les messages échangés non équivoques permettant un traitement automatisé et une intégration des données dans les solutions de gestion des partenaires. Sans cette étape préalable de synchronisation, il n’y a pas de valeur ajoutée à déployer une solution d’EDI.

 

Aller plus loin avec la dématérialisation


L’EDI ne se limite pas à supprimer le fax pour envoyer un bon de commande à son fournisseur. Les normes intègrent l’ensemble des échanges de données d’un processus d’approvisionnement : accusé de réception de commande, bon de livraison, facture etc… L’établissement de santé va intégrer dans son système d’informations des données complémentaires sur les produits livrés par son fournisseur comme les numéros de lot, les dates limites d’utilisation ou bien les numéros de série pour les médicaments. La gestion des dépôts, si complexe et si difficile à maitriser par les industriels, peut également être traité dans les messages EDI.

L’intégration automatique de ces données via l’EDI dans les solutions de gestion des établissements vont permettre d’optimiser la gestion des stocks, le tracking interne des produits, la traçabilité, le suivi des consommations, etc…, soit des applications beaucoup plus valorisantes pour les professionnels de santé.

 

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