Facturation électronique : où trouver une information fiable et comment choisir votre Plateforme Agréée ?
Les sources pour vous renseigner et la méthode pour choisir.
Vous l’avez remarqué, la réforme de la facturation électronique suscite une abondance d’informations, de comparatifs et de guides en ligne dans lesquels il n’est pas toujours facile de savoir si l’information est fiable et vérifiée.
L’objectif affiché de la réforme est pourtant clair : simplifier la vie des entreprises, leurs obligations déclaratives et lutter contre la fraude à la TVA. Dans ce contexte de sur-information, il devient pourtant difficile pour un dirigeant ou un responsable administratif et financier de distinguer une information fiable d’une information approximative, erronée, obsolète ou commerciale.
Il faut donc identifier des sources d’information sûres et avoir une démarche rigoureuse pour choisir la Plateforme Agréée (PA) la mieux adaptée à votre entreprise.
Règle n°1 : les sources officielles sont les seules références fiables
Pour trouver la bonne information sur la réforme elle-même, la référence est le portail impots.gouv.fr et sa rubrique dédiée aux professionnels :
« Je découvre la facturation électronique » : www.impots.gouv.fr/professionnel/je-decouvre-la-facturation-electronique
« Je passe à la facturation électronique » : www.impots.gouv.fr/professionnel/je-passe-la-facturation-electronique
Le site présente le calendrier, les obligations des entreprises et les modalités de mise en conformité.
Pour choisir un partenaire Plateforme Agréée, la liste des PA publiée par la DGFiP est la source de référence : www.impots.gouv.fr/je-consulte-la-liste-des-plateformes-agreees
Elle permet d’en connaître la liste officielle et de vérifier qu’une plateforme est bien immatriculée, condition indispensable pour choisir une PA qui réponde aux obligations de la facture électronique mais non suffisante pour être assuré qu’elle réponde à vos besoins.
Enfin, les textes de référence (loi de finances, Bulletin officiel des finances publiques, FAQ publiée par l’administration) permettent de compléter une recherche d’information en cas de doute.
Règle n°2 : attention aux limites de l'information non officielle
La réforme a connu des évolutions : calendrier, nouveaux articles publiés dans les textes officiels, modalités de mise en application ajustées…
Un article rédigé il y a un an peut donc être aujourd’hui dépassé mais il continue à être référencé et publié sur des sites non officiels sans que ceux-ci ne s’en rendent compte par manque d’expertise sur le sujet.
Il faut également être attentif à la nature des sites qui diffusent de l’information.
Un comparateur qui perçoit des revenus publicitaires auprès des acteurs qu’il référence n’est pas nécessairement, ni objectif dans sa mise en avant des PA qu’il recense, ni expert dans la réforme au point de diffuser une information fiable, actualisée et maîtrisée.
Avant de faire confiance à un contenu, vérifiez au minimum qui l’édite et qui le finance.
Règle n°3 : donnez-vous des critères vérifiables et spécifiques pour choisir votre Plateforme Agréée
Le choix d’une PA doit répondre à des critères qui vous sont propres et qui intègrent vos obligations métiers comme celles de vos partenaires.
Voici des exemples de critères concrets qui peuvent être pris en compte :
- Immatriculation : vérifiez que la plateforme figure bien sur la liste officielle des PA immatriculées par la DGFiP.
- Périmètre fonctionnel : émission, réception, transmission des données de e-reporting, cycle de vie, archivage. Toutes les PA ne couvrent pas nécessairement l’ensemble de ces fonctions et toutes ne les couvrent pas en prenant en compte vos obligations métiers ou celles de vos partenaires.
- Intégration : la PA pourra-t-elle s’interfacer à votre ERP ou à votre logiciel de facturation afin de ne pas bouleverser vos habitudes ou celles ce votre équipe ?
- Accompagnement : le support client, la prise en main de la solution et la disponibilité de l’équipe projet sont essentiels pour gérer cette transition dans les meilleures conditions.
- Sécurité des données et des infrastructures : sécurité de l’hébergement, sécurité des données échangées, conformité RGPD, supervision et maintenance du réseau et des infrastructures, autant de points cruciaux à vérifier.
- Tarification : un modèle clair, adapté à votre taille d’entreprise et au volume de flux factures que vous échangez, sans frais cachés et sans mauvaise surprise.
- Expérience et expertise : ancienneté sur le marché et expertise dans l’échange de données informatisé (EDI) et la facture électronique, références clients, volume de données traité, connaissance de vos contraintes métiers, prise en compte de vos obligations, qualification de l’équipe…
- Confiance que vous pouvez avoir dans le prestataire : solidité financière de l’entreprise, antériorité sur le marché, garanties de réversibilité si vous souhaitez récupérer vos données et changer de prestataire, connaissance de la réforme et de ses obligations, implantation géographique du prestataire…
Dans le choix d’une PA pour l’émission de ses factures, la question de la confiance est cruciale. Des factures non transmises, c’est une entreprise qui se paralyse et qui ne peut plus payer ses salariés.
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Sur la base de la liste de critères ci-dessus, posez-vous maintenant la question :
à qui avez-vous envie de confier la gestion de vos factures et la transmission de vos données de facturation ?
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Règle n°4 : préparez le terrain et anticipez en travaillant sur 3 points essentiels
- Cartographier vos flux : volumes de factures émises et reçues, types de clients (B2B, B2G, international), facturation déjà en EDI ?
- Identifier vos besoins : logiciels utilisés, besoin d’interfaces avec la PA, process de facturation internes, contraintes métier, obligations de vos partenaires, cas d’usage, support client disponible pour votre équipe…
- Sécuriser le contrat avec votre prestataire : vérifiez les engagements de service, le planning de déploiement, l’accompagnement proposé, les conditions de sortie…
Tout ceci bien sûr, en anticipant les choses au maximum avant l’échéance et la montée en charge des raccordements.
Ce qu’il faut retenir…
Le passage à la facturation électronique est une transformation profonde et le choix de sa Plateforme Agréée doit engager l’entreprise dans une relation de confiance durable.
Vous travaillez déjà avec une PA pour la réception de vos factures mais si vous êtes en phase de choix pour l’émission, l’enjeu est encore plus crucial.
Pour éviter les erreurs d’appréciation, la meilleure précaution est de s’appuyer sur les sources officielles publiées sur impots.gouv.fr, de les consulter régulièrement car la réglementation et les règles de mise en place peuvent encore évoluer, et de vous donner des critères de choix précis qui répondent à vos besoins techniques, organisationnels et humains.
Nous sommes Plateforme Agréée, experts en EDI et membre des groupes de travail de la DGFiP sur la facturation électronique.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement d’une Plateforme Agréée 100% française qui gère le e-invoicing, e-reporting et cycle de vie des factures : https://www.atgp.net/nos-solutions/facture-electronique/
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus et pour vous faire accompagner afin d’anticiper ce grand changement :
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