EDI intégré ou portail Web EDI : quelle est la solution adaptée à votre entreprise ?

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Aujourd’hui l’EDI devient incontournable pour fluidifier, accélérer et sécuriser les échanges commerciaux :

  • Vos partenaires mettent en place des solutions de digitalisation de messages : commandes, avis d’expédition, factures, informations produits…
  • La facture électronique va devenir obligatoire à courte échéance

Vous souhaitez passer à l’EDI, cependant vous vous demandez comment procéder ? Quelle solution choisir ? …

Au regard de votre fonctionnement actuel, de votre système de gestion, mais aussi des coûts de mise en place et de fonctionnement, plusieurs solutions existent.

Pour faire de l'EDI, deux modes principaux sont disponibles.

On vous explique

 

Votre portail Web/EDI

 

Economique, facile d’utilisation et rapide à mettre en place, le portail Web/EDI est une application
sécurisé
e qui vous permet d'échanger simplement et efficacement en EDI avec vos partenaires.

Principe :

A partir d’une connexion internet, vous vous connectez à l’application sécurisée mise à disposition par @GP. Celle-ci vous permet d’accéder aux messages commerciaux émis par vos partenaires et inversement générer un message à leur destination et ceci sans aucune interface avec votre outil de gestion et sans vous soucier du format d’échange. C’est le rôle de l’application de vous restituer en clair les informations envoyées par votre partenaire et de traduire dans le format acceptée par votre partenaire, les informations que vous lui envoyez

Grâce à différents paramétrages proposés, le portail Web/EDI, vous permet d’automatiser la saisie d’un maximum d’information.

En quelques clics :

  • consultez et imprimez vos commandes [ORDERS] afin que vous puissiez procéder à leur préparation
  • générez vos avis d’expédition [DESADV], y compris les données de traçabilité et la description précise de la structure de votre expédition, imprimer vos étiquettes sscc, article, colis, palette
  • établissez simplement votre facture électronique à partir de vos commandes ou de vos avis d'expédition [INVOIC] et procédez à son archivage fiscal afin de supprimer les émissions papiers
  • assurez le suivi de vos opérations en temps réel grâce aux nombreuses informations disponibles et affichées sur le portail @GP.

En dehors de ces principaux messages EDI, l’application vous permet d'échanger tout type d'information avec tout type de partenaire (enseigne, partenaires logistiques, etat...)

Avantages :

  • coûts d'installation et de fonctionnement réduits.
  • mise en place rapide au rythme de vos besoins et de vos disponibilités
  • fonctionnement simple ne nécessitant peu de formation
  • accès sécurisé depuis n'importe quel appareil connecté à internet (ordinateur, téléphone) et ceci depuis vos locaux, votre domicile (télétravail), les transports,

Limites :

Le Web/EDI nécessite une saisie manuelle d’informations issues de votre outil de gestion et de la rigueur afin de limiter toute erreur.

Au-delà d’un certain volume de documents échangés, cette solution peut s’avérer chronophage par la mobilisation de ressources à la reprise de données présentes dans votre outil de gestion.
Pour palier à ceci, une autre solution existe : l'EDI intégré/interfacé avec votre logiciel de gestion.

 

Votre solution en EDI intégré (ou EDI hébergé ou full EDI)

 

Principe :

L'EDI intégré vous permet de communiquer les messages définis avec vos partenaires selon le format définit avec eux.

Quel que soit votre ERP et votre prestataire/intégrateur logiciel, les échanges de données seront automatisés afin de limiter toutes interventions Homme.

Pour les messages en émission, les données nécessaires à la traduction du message attendu par votre partenaire, seront issues de votre outil de gestion et importées dans un fichier pivot. @GP procèdera à leur contrôle, à leur traduction et à la transmission du fichier EDI selon la structure et les obligations de votre partenaire. Inversement pour les fichiers en réception, @GP procèdera à la traduction dans un fichier pivot pour que les données puissent être interfacées avec votre outil de gestion.
Pour cette mise en place, vos deux prestataires (@GP pour l’EDI et celui en charge de votre logiciel) analysent et travaillent de concert pour que le fonctionnement soit fluide et sans erreur.

Avantages :

  • conservez votre fonctionnement, votre organisation quotidienne reste pilotée et gérée avec votre logiciel interne (Appro, stocks, livraisons, logistique, facturation).
  • assurez l’automatisation du traitement des messages en émission et en réception
  • gagnez du temps et réduisez le risque d’erreurs : plus de ressaisie nécessaire : vous continuez sur votre fonctionnement habituel et l'EDI fonctionne en arrière-plan sans que vous ayez à vous en soucier.
  • gagnez en sérénité : peu importe le langage de votre logiciel, nous nous y adapterons pour le traduire dans la norme EDI définie au partenaire destinataire, et inversement.

Le cout de démarrage et le délai de prise en place d’un fonctionnement en EDI intégré sont plus élevés que le fonctionnement en Web/EDI, mais il supprimera les étapes de re-saisie vous permettant ainsi d'optimiser votre retour sur investissement.

L’EDI hébergé est compatible avec le Web/EDI car en fonction de vos contraintes, disponibilités, vous pouvez interfacer un message, tout en utilisant le portail Web/EDI pour générer un autre message. C’est totalement transparent pour vos partenaires mais surtout vous répondez à leurs obligations d’échange.

Selon vos volumes et votre organisation, vous pouvez démarrer avec la solution Web/EDI puis vous orienter vers la solution EDI Intégrée.

 

Optez pour l’interopérabilité :


Quelle que soit la solution choisie, Web/EDI ou EDI hébergé, vous serez en mesure d’échanger les messages gérés par vos partenaires, dans le format défini, tout en respectant leurs obligations (structures de messages ; réseau…). @GP a fait le choix de l’interopérabilité, afin d’optimiser le déploiement et limiter les couts.

 

Besoin d'informations complémentaires ? info@atgp.fr  | +33 (0)4 69 30 30 21

 

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